طرح اتوماسیون اداری

موضوع : طرح اتوماسیون اداری

توضیح: این فایل به صورت ورد و آماده چاپ می باشد

 1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راه‏اندازي سيستم رايانه‏اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مي‏نمايد :
•    شناسايي نرم‏افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
•    پيشنهاد مناسب‏ترين نرم‏افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
•    تأمين نرم‏افزار
•    نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري
•    پشتيباني
    راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير مي‏باشد.
•    سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
•    افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
•    كاهش حجم بايگاني
•    كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
•    امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري
4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرم‏افزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامه‏ريزي
4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‏اندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه مي‏شود.
1-4- انتخاب نرم‏افزار
براي تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليت‏هاي زير انجام شده است
•    شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
•    تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
•    شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‏افزارهاي كانديد
•    تعيين شاخص‏هاي ضروري جهت ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
•    ارزيابي نرم‏افزار كانديد
•    نتيجه‏گيري و گزينش سه نرم‏افزار برتر
•    انتخاب نهايي نرم‏افزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشكيل كميته راهبري
اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :
•    معاونت اداري و مالي
•    نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات
•    نماينده معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري
•    مدير كل امور اداري
•    مدير كل تشكيلات و بودجه
•    شركت ناظر
•    گروه توسعه و پشتيباني شبكه
•    نماينده واحدي كه نرم‏افزار در حال نصب در آن مي‏باشد.
مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير مي‏باشد :
•    تأمين سخت‏افزار مورد نياز براي راه‏اندازي سيستم
•    تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت
•    موانع موجود در زمينه نصب و راه‏اندازي سيستم
•    پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام
•    موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم
•    محدوديت‏هاي موجود در زمينه تداركات
•    اولويت‏بندي انجام كار اتوماسيون
3-4- شناخت و برنامه‏ريزي
براي انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهاي دبيرخانه موجود، محل‏هاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
•    شناخت اوليه براي انتخاب نرم‎افزار اتوماسيون اداري مناسب
•    شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‎اندازي
•    شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم
همان طور كه مشاهده مي‏شود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكان‏سنجي پياده‏سازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوه‏هاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيش‏روي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‏اندازي سيستم‏ هر يك از معاونت‏ها كه براي نصب و راه‏اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شيوه‏هاي ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامه‏هاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سخت‏افزاري، نرم‏افزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.
در زمينه برنامه‏ريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
•    شناسايي فعاليت‏هاي مرحله نصب و راه‏اندازي
•    تهيه و تدوين برنامه زمان‏بندي
•    تهيه برنامه آموزش
•    تهيه برنامه نصب و راه‏اندازي
فعاليت‏هاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير مي‏باشد :
•    مقدمات انجام كار
•    تهيه برنامه آموزش
•    تهيه برنامه نصب
•    اعلام امكانات مورد نياز آموزش
•    شناخت از نقطه نصب
•    شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب
•    آموزش در نقطه نصب
•    اعلام موارد نياز در نقطه نصب
•    تعريف پارامترها در نقطه نصب
•    نصب سيستم
براساس فعاليت‏هاي شناسايي شده برنامه زمان‏بندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازي تهيه گرديده است.
فهرست مندرجات
1- مقدمه    1
2- تعريف پروژه    2
3- اهداف پروژه    2
4- مراحل انجام كار    2
1-4- انتخاب نرم‏افزار    3
2-4- تشكيل كميته راهبري    3
3-4- شناخت و برنامه‏ريزي    4
4-4- برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري    6
5-4- آموزش    7
6-4- نصب و راه‏اندازي    7
7-4-پشتيباني    8
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)    9
6- پيوست‏ها
پيوست 1- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها
پيوست 2- گزارش برنامه اجرايي
پيوست3- راهنماي كاربران - دبير
پيوست4- راهنماي كاربران - مدير