سیستم انباری داری شرکت زمزم

موضوع : سیستم انباری داری شرکت زمزم

توضیح: این فایل به صورت ورد و آماده ی پرینت می باشد

هدف از استقرار يک سيستم انبا ر:
هدف از اين روش اجرايي مشخص ساختن روش وچگونگي ورود و خروج مواد- قطعات فني- ملزومات ومحصول از انبارها- نگهداري- کنترل وحفظ آنها از هر گونه آسيب ياخرابي تا هنگام تحويل آنها به استفاده کنندگان ميباشد.
مجموعه انبار در يك شركت يا يك موسسه بدين شكل است كه يكسري لوازمات يا مواد كه در آن شركت مورد نياز مي باشد در آن انبار جمع آوري نموده و مورد استفاده قرار مي دهد .
فرم هاي مورد نياز در انبا ر:
فرم ها بدين گونه است که خارج از انبار يکسري اقلام موردنيا زآن انبار به صورت در خواست مي آيد که به آن فرم در خواست انبار مي گويند. فرم هاي ديگري همچون فرم رسيد کالا يا ورودي- فرم هاي انتقال يا خروجي – دفتر کالا يا کاردکس- حواله انبار- رسيد حواله انبار مي باشد.
انبار داري فوري اجناس وکالاهايي که بدون انبار شدن يعني به مجرد خريد به مصرف مي رسند.
غالباًاتفاق مي افتد که قسمت هاي مختلف شرکت،اجناس و مواد موردنياز خود را به عللي از قبيل کم مصرف بودن يا مصرف اتفاقي داشتن آن،يا عدم لزوم نگهداري موجودي در انبار يا به خاطر نبودن جا وامثال اين گونه موارد نتوانند از انبار تحويل گيرند . زيرا اين گونه اقلام بلافاصله بعد از خريد به مصرف مي رسند .
مثل بعضي از اثاثه يا ابزار کم مصرف ،ميز يا يک قطعه يدکي از يک دارا يي ثا بت که د رانبار موجود نيست ومصرف آن ضرورت فوري دارد . در اين حالت واحد متقاضي اول برگ درخواست کالااز انبار را صادر کرده و انبار بلافاصله به علت نداشتن موجودي اقلام اقدام به صدور برگ درخواست خريد کالا مي کند .
پس از آن که کالاي مورد نياز خريداري شد، انباردار، رسيد انبار صادر کرده و بلافاصله همان جنس را بر مبنا يبرگ درخواست متقاضي که قبل از خريد ارائه داده است تحويل متقاضي مي دهد.لکن چون اين کالا در انبار ذخيره اي نداردو لزومي نيز به وجود آن در انبار ديده نمي شود.لذا از ثبت آن در کارت انبار وکارت حسابداري انبارها خودداري مي شود و فقط فاکتور فروشنده همراه رسيد انبار و برگ درخواست خريد کالا و حواله انبار (براي تعيين سرفصل حساب)به حسابداري ارسال مي گردد تا نسبت به تسويه حسا ب يا پرداخت بهاي کالاي خريداري شده و منظور نمودن آن در حساب ها اقدام لازم را به عمل آيد.لذا در اين جا لزومي به قيمت گذاري در رسيد و حواله انبار به صورت يکي از روشهاي قيمت گذاري کالا که مورد عمل شرکت است ، نمي باشد وبهاي آن بر اساس همان فاکتور فروشنده و هزينه هاي مربوطه تعيين مي گردد وبه بدهکار حساب توليد يا ساخت يا تعمير يا دارايي ثابت و... در مرکز هزينه مربوطه وبستانکار فروشنده يا با نک يا صندوق يا تنخواه گردان و غيره منظور مي شود.
رسيد انبار مستقيم(اقلام غير انباري)
بايد اضافه شود در بعضي از شرکت ها فرم هاي مستقلي جدا از رسيد و حواله انباري که در فوق بدان اشاره گرديدتحت عنوان رسيد انبار مستقيم (اقلام غير انباري ) طراحي و چاپ واستفاده مي نمايند.در واقع رسيد وحواله انبار اقلامي است که خريداري شده ولي بدون اينکه وارد انبار شود مستقيماً براي مصرف به واحد درخواست کننده تحويل داده مي شود. لذا در اين صورت واحد درخواست کننده مسئوليت تحويل گرفتن ومصرف اقلام را به عهده دارد و انباردار با تائيد وامضاي  آن حق نظارت در عمليات آن را به عهده مي گيرد.در هر صورت انباردار در اين موقع مسئول کنترل و تطبيق کالاي خريداري و تحويل شده با برگ درخواست خريد کالا مي باشد که پس از تائيد و درج تاريخ وشماره رسيد انبار مستقيم اقدام به توزيع نسخه هاي آن به واحد هاي ذيربط مي نمايد .
شرح کلي فرم:
فرم رسيد انبار مستقيم ،زماني استفاده مي شود که کالا به عللي قابل تحويل به انبار نبوده و مستقيماًبه محل کار يا محل قسمت مصرف کننده تحويل شود .زيرا کالاي مورد نظر از نظر مصرف کننده بلافاصله پس از تحويل مورد استفاده قرار مي گيرد و دليلي براي انبار کردن آن وجود ندارد .فرم رسيد انبار در واقع حکم رسيد و حواله انبار را بازي مي کند زيرا بلافاصله پس از صدور رسيد انبار مستقيم کالاي تحويل شده به قسمت متقاضي و اعلام دريافت کالا از سوي آن قسمت ، مصرف اقلام توسط آن واحد به شمار مي رود که در آن صورت فرم رسيد انبار مستقيم را مي توان به عنوان حواله انبار مستقيم کالاي مورد نظر هم تلقي نمود . فرم رسيد انبار مستقيم را مي توان در ابعاد وشکلهاي مختلف طراحي و چاپ نمود.
 طرز تنظيم وتوزيع نسخه هاي فرم
طرز تنظيم فرم
اين فرم توسط انبار تنظيم مي شود .زيرا قسمت مصرف کننده در اين هنگام نقش انبار را به عهده دارد وکالا را تحويل مي گيرد و مسئوليت تحويل و مصرف رادارد . انباردار با تائيد وامضاءرسيد انبار مستقيم در واقع حق نظارت در عمليا ت را ايفا مي کند .به همين دليل فرم توسط انباردار به عنوان صورتجلسه تحويل وتحول کالا ونظارت بر آن تنظيم مي شود . پس از اين که سر فرم وستونهاي عمودي مربوط به قسمت انبار توسط انباردارتکميل ونوشته شد ، فرد تنظيم کننده فرم اقدام به امضاي چهار نسخه فرم نموده سپس هر چهار نسخه را پس از تحويل کالا به واحد متقاضي مي دهد .هر چهار نسخه توسط تحويل گيرنده وتحويل دهنده امضاء وبراي  تائيد نهايي به امضاي مدير انبارها مي رسد .پس از تکميل امضاءها ،فرم ها به شرح زير توزيع مي گردد.
توزيع نسخه هاي فرم
همان گونه که توضيح داده شد فرم رسيد انبار مستقيم در چهار نسخه تهيه و امضاء مي شود و به ترتيب زير توزيع مي گردد.
نسخه اول
حسابداري صنعتي – براي تعيين قيمت وصدور سند حسابداري و منظور نمودن به بدهکار حساب واحد مصرف کننده .
نسخه دوم
حسابدار مالي – براي بايگاني به طور پياپي و تسويه حساب با فروشنده کالا ويا مامور خريد.
نسخه سوم
انبار- براي پشت شماره نمودن فرم در انبار.
نسخه چهارم
بازرگاني – به عنوان رسيد تحويل کالا وبا يگاني آن .
فرم هاي انبارداري و غير انبارداري
به غير از فرم هايي که در مراحل مختلف انبارداري اعم از برگ درخواست کالا از انبار ، رسيد موقت انبار ، رسيد انبار قطعي ، فرم حواله انبار ، فرم هاي ديگري در مراحل انبارداري رايج است که بنا به ضرورت در هر شرکت طراحي وچاپ و اجرا مي شود. فرم ها ي ديگري وجود دارد که بين انبار وساير قسمت ها مي تواند وجود داشته باشد مانند فرم هايي از قبيل :
الف- برگشت کالا از قسمت ها به انبار
ب- گزارش توليد
ج- رسيد انبار کالا
د- کارت انبار (کاردکس)
برگشت کالا از قسمت ها به انبار
شرح کلي فرم
زماني اين فرم مورد استفاده قرار مي گيرد که واحدي نتواند تمام اجنا س وکالاي در خواستي و يا دريافتي را به علتي مورد استفاده قرار مي دهد . براي اينکه جنس يا کالاي باقي مانده در واحد مربوطه باقي نماند و ضايع وناقص نشود و از نظر جا نيز واحد مزبور را اشغال نکند بايد به انبار برگردانده شود.
لذا در اين صورت جنس يا کالاي اضافي را به همراه اين فرم به انبار مسترد مي کنند . به فرم مزبور فرم برگشت کالا به انبار هم گفته مي شود .فرم برگشت کالا از قسمت ها به انبار در ابعاد وشکلهاي مختلف در هر شرکتي بنا به ضرورت طراحي وچاپ و مورد استفاده قرار مي گيرد .
قسمت امضاءها
در اين قسمت امضاي سرپرست قسمت تحويل دهنده براي پاسخگويي به علل برگشت وامضاي تحويل دهنده براي رفع مسئوليت در مورد تحويل کالا از هر نظر ،امضاي تحويل دهنده يا انباردار به عنوان رسيد کالاي برگشتي به انبار- مدير انبا رها به عنوان مسئول انبارها امضاهاي کاردکس وحسابداري انبارها به منظور ثبت در کارتهاي مربوط به آنها وجلوگيري از تکرار يا فراموش شدن آن است.
طرز تنظيم وتوزيع نسخه هاي فرم
طرز تنظيم فرم
فرم در قسمت برگشت دهنده کالا در شش نسخه تنظيم مي شود . بدين ترتيب که سرپرست قسمت از روي اجناس وکالاي اضافي با ذکر علت برگشت که با گذاشتن علامت ضربدر در مقابل هر يک از کلمات مازاد نياز، معيوب بودن ، اشتباه درخواست و ياتغيير برنامه و ثبت نوع ومشخصات وواحد ومقدار برگشتي ،فرم را تنظيم مي کند وپس از امضاء آن را به انبار مربوطه مي فرستد. انباردار در بالاي فرم شماره وتاريخ آن را تعيين کرده سپس نام وکد انبار خود را در محل مخصوص فرم ثبت مي کند . سپس در قسمت ستون هاي کد و مقدار  سالم ومعيوب بودن اجناس را در ستون هاي مربوط به نظر انباردار درج کرده از  تحويل دهنده کالا واجناس امضاءگرفته وخود نيز آن را امضاء مي کند . سپس فرم مذکور را به امضاي مدير انبارها مي رساند و فرم را آماده تفکيک وتوزيع نسخه هاي آن مي کند .توزيع نسخه هاي فرم
فرم در شش نسخه پس از تکميل از قسمت انبار به شرح زير توزيع مي گردد:
نسخه اول
مخصوص حسابداري مالي براي منظور نمودن به حساب انبار(پس از تعيين قيمت توسط حسابداري انبارها).
نسخه دوم
مخصوص کاردکس انبار براي ثبت در کارت اجناس مربوطه (در ستون صادره با قلم قرمز يا داخل پرانتز ويا در ستون بدهکار مشخص مي گردد.)
نسخه سوم
مخصوص حسابداري انبارها که پس از قيمت گذاري آن را در کارت کالاي مربوطه (در ستون صادره با قلم قرمز يا داخل پرانتز و يا در ستون بدهکار مشخص و درج مي گردد.)
نسخه چهارم
براي حسابداري صنعتي که از حسا ب هزينه هاي منظور شده مربوط به آن قسمت کسر وبه حساب موجودي انبار برگشت دهد.
نسخه پنجم
براي انبار به عنوان رسيد انبار کالاي برگشت شده و جاي دادن اجناس وکالاي برگشتي در قفسه ها
نسخه ششم
مخصوص قسمت برگشت دهنده به عنوان رسيد کالاي برگشتي به انبار .
گزارش توليد
شرح کلي فرم
اين فرم با توجه به اهميتي که عمليات توليد در يک شرکت توليدي دارد بايد به صورت منظم و صحيح وبدون گذشتن از نکته اي به طور فراموش نشدني تنظيم گردد. در اينجا با وجود سادگي فرم شرح مختصري از آن داده مي شود . ولي بايد توجه داشت که هر شرکت با توجه به نوع محصول يا محصولات ، وضعيت،عمليات،وسعت و حجم توليد خود فرم گزارش توليد را در ابعاد واشکال مختلف مورد استفاده قرار مي دهند .فرم گزارش توليد شامل سه قسمت است.
محل امضاءهاي فرم
اين فرم را تنظيم کننده ، سرپرست قسمت توليدي و مسئول کنترل کيفيت(براي استانداردبودن محصول توليدي) و مدير توليد امضاءخواهند کرد. بايد توجه داشت که اگر يک شرکتتوليدي در سه شيفت توليدي (هر شيفت 8 ساعت در نظر گرفته مي شود.) محصولاتي را توليد نمايد معمول اين است که مدير توليدمجموع توليد سه شيفت را در يک فرم گزارش توليد روزانه خود گزارش مي نمايد. حا ل چنا نچه يک يا دو شيفت توليد بنا به دلايلي مثلاً خاموشي برق ،خرابي وتعمير دستگاه ،نبودن مواد مورد لزوم و غيره عمليات توليدي نداشته باشد وفقط شيفت (مثلاًشيفت سوم) توليد در يک روز داشته باشد در محل سر فرم در قسمت شيفت توليد فقط عنوان شيفت سوم را قيد مي نمايد. در غير اين صورت در گزارشهاي روزانهتوليد خود مي تواند بنويسد مثلاً شيفت اول ودوم ويا اول وسوم و يا دوم وسوم و يا شيفت هاي اول ودوم وسوم.در هر حال گزارشهاي توليد هر شيفت طي گزارش جداگانه اي از سرپرست هاي توليد در هر شيفت در اختيار مدير توليد قرار داده مي شود و مدير توليد گزارش شيفت هاي مختلف را با يکد يگر ادغام ئيک گزارش واحدي تحت عنوان گزارش روزانه توليد را ارائه مي دهد.
طرز تنظيم وتوزيع نسخه هاي آن
طرز تنظيم فرم
معمولاً فرم در کارخانه توسط يکي از کارمندان حسابداري صنعتي که مسئول آمار است در چهار نسخه تنظيم شده سپس به امضاي افراد ذيربط مي رسد(در اين مورد بايد دقت شود که مقادير ضايع شده و معيوب مورد تا ئيد مسئولان امضاءها واقع شود.) البته با توجه به قسمت هاي مختلف يک شرکت ممکن است مسئول آمار از دفتر مهندسي صنايع کارخانه ،قسمت توليد يا واحد انبار ويا فروش و يا واحد آمار واطلاعات تعيين شود.(انتخاب فرد مورد نظر با توجه به چا رت سازماني ومسئوليت و کنترل هر يک از واحد هاي فوق الذکر قابل تغيير است.) در هر حا ل از هر قسمت که مسئول تنظيم گزارش توليد روزانه تعيين گردد فرقي نخواهد داشت زيرا شخص تنظيم کننده فرم مي بايست محل تنظيم کننده در فرم را امضاءنمايد.

فهرست مطالب

فصل اول:
هدف استقرار سيستم انبار  1
فرم هاي مورد نياز در انبار1
رسيد انبار مستقيم  2
فرم هاي انبارداري  5
بازگشت كالا ازقسمت ها انبار5
گزارش توليد  8
رسيد انباركالا  10
فرم هاي غير انبار داري  12
برگ سفارش فروش  12
برگ فروش  15
حواله انبار كالا  19
كارت حسابداري انبار   21
كنترل مورد نياز هنگام دريافت كالا از فروشنده25
مجوزهاي مورد نياز براي دريافت كالااز انبار26
مشخصات مكان لازم براي نگهداري كالا26
مشخصات كارت انبار  26
شرايط محيطي انبار  33
بازديد دوره اي از انبار   33
ثبت اطلاعات در دفاتر مالي و مدارك انبار33
كنترل مدارك انبار و مدارك حسابداري34
برنامه ريزي و كنترل و ارزيابي موجودي ها34
فصل دوم :
تاريخچه شركت زمزم  39
قسمت هاي مختلف شركت39
فرم هاي مورد نياز در انبارشركت زمزم40
درخواست جنس از انبار  41
رسيدانبار  42
رسيد انبار مستقيم  45
حواله انبار 46
كارت انبار  47
استعلام بها  48
برگ خروج كالا  49
بارنامه فروش  50
درخواست خريد كالا  51
صورتحساب فروش كالا52
فرم انتقال  53
ترتيب فرم ها هنگام دريافت و خروج كالا56
تعداد انبارهاي لازم شركت57
انبارداري و ارزيابي موجودي كالا در شركت زمزم58
فصل سوم:
مقايسه و نتيجه گيري  67
فصل چهارم:
پيوست ها ي  فصل اول72
پيوست هاي  فصل دوم  93